Foire aux questions

La Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail met à votre disposition une foire aux questions sur la DEMES.

INFORMATION GÉNÉRALE SUR LA DEMES

DEMES

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Qu’est-ce que la DEMES?

La DEMES est une reddition de compte obligatoire que doivent produire les employeurs afin de faire état du niveau d’avancement de l’équité salariale dans leur entreprise. La Déclaration est un formulaire en ligne à remplir. Il s’agit d’une obligation entrée en vigueur le 1er mars 2011 et modifiée le 24 octobre 2019.

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Qui doit remplir la DEMES?

Les employeurs suivants doivent produire la DEMES :

  • Tous les employeurs dont l’entreprise est immatriculée au registre des entreprises et qui y ont déclaré 11 personnes salariées ou plus l’année précédente*;
    À noter que, comme le prévoit le Règlement tout employeur qui n'aurait pas déclaré avoir 11 personnes salariées ou plus au Registre des entreprises mais se serait déclaré assujetti à la Loi sur l'équité salariale dans sa dernière déclaration devra produire une DEMES.
  • Tous les employeurs inscrits au fichier des autorités publiques*, peu importe leur taille;
  • Le Conseil du trésor.

Ces employeurs doivent produire la déclaration annuellement jusqu’à ce qu’ils attestent avoir réalisé l’exercice initial d’équité salariale dans leur entreprise.

Par la suite, les employeurs doivent produire la déclaration lorsqu’ils réalisent l’évaluation du maintien de l’équité salariale dans leur entreprise. Lorsqu’ils attestent avoir réalisé leur évaluation du maintien, ils sont exemptés de produire la déclaration jusqu’à leur prochaine évaluation du maintien.

* Pour modifier les informations de l’entreprise inscrites au registre des entreprises ou au fichier des autorités publiques, les employeurs doivent s’adresser au Registraire des entreprises du Québec. Les changements seront pris en compte pour la Déclaration de l’année suivante. Il est impossible pour la Commission d’apporter des corrections au dossier d’un employeur.

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La DEMES est-elle disponible en anglais?

Non. La DEMES s’adressant aux entreprises (personnes morales), elle est disponible en version française seulement. Aucune copie en version anglaise n’est disponible.

Selon la Politique gouvernementale relative à l'emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration en vigueur au Québec, la Commission doit communiquer en français avec les entreprises établies au Québec.

Cependant, le Règlement concernant la déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale est disponible en version anglaise E et il informe du contenu de la Déclaration.

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Y a-t-il un lien entre la DEMES et la déclaration annuelle au Registraire des entreprises?

Non. La DEMES et la déclaration de mise à jour annuelle au Registraire des entreprises sont deux déclarations différentes. La DEMES est propre à la Loi sur l’équité salariale et non au Registraire des entreprises.

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Quelles sont les conséquences de ne pas remplir la DEMES?

La production de la DEMES est une obligation légale. Un employeur qui contrevient à l’obligation de produire la DEMES, en omettant ou en refusant de la produire, est passible d’une amende pouvant aller de 1 000 $ à 45 000 $ en vertu de l’article 115 de la Loi sur l’équité salariale.

Modifications des informations de l’entreprise privée ou de l’autorité publique au Registraire des entreprises

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Où l’employeur doit-il modifier les informations concernant l’entreprise privée si des changements y sont survenus? (exemples : fermeture, faillite, changement de nom, d’adresse ou du nombre de personnes salariées)

Les informations concernant l’entreprise privée doivent être modifiées au registre des entreprises. L’employeur doit donc s’adresser au Registraire des entreprises du Québec.

Les changements apportés au registre des entreprises seront pris en compte pour la DEMES suivante.

La Commission ne peut pas apporter de corrections au dossier d’un employeur.

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Où l’employeur doit-il modifier les informations concernant l’autorité publique si des changements y sont survenus? (exemples : fermeture, changement de nom, d’adresse ou du nombre de personnes salariées)

Les informations concernant l’autorité publique doivent être modifiées au fichier des autorités publiques. L’employeur doit donc s’adresser au Registraire des entreprises du Québec.

Les changements apportés au fichier des autorités publiques seront pris en compte pour la DEMES suivante.

La Commission ne peut pas apporter de corrections au dossier d’un employeur.

ENTREPRISES DEVANT PRODUIRE LA DEMES

Compétence fédérale

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Comment savoir si l’entreprise est de compétence fédérale?

Le secteur d’activité de l’entreprise détermine si celle-ci est de compétence fédérale ou provinciale, et non son incorporation. Même si une entreprise est incorporée en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, elle n’est pas nécessairement une entreprise de compétence fédérale et peut être soumise aux lois provinciales.

Pour obtenir plus de renseignements sur la notion de « compétence fédérale », cliquer sur l’hyperlien Compétence fédérale dans la section Renseignements requis pour remplir la DEMES de la page Avant de commencer.

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Est-ce qu’une entreprise de compétence fédérale doit produire la DEMES?

Oui. L’employeur d’une entreprise de compétence fédérale doit produire une première déclaration, dans laquelle il indique que celle-ci est de compétence fédérale. Toutefois, par la suite, il ne recevra plus de lettre d’invitation de la Commission et n’aura plus à remplir la DEMES.

Malgré cela, il appartient à l’employeur d’apporter les corrections requises si son entreprise redevient de compétence provinciale.

Entreprise privée ou autorité publique

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Doit-on produire la DEMES dans le cas où l’entreprise privée est fermée?

Oui. Tant que l’entreprise est immatriculée au Registraire des entreprises et que l’employeur y a déclaré 11 personnes salariées ou plus l’année précédente, il doit remplir la DEMES selon les conditions prévues au Règlement, même si son entreprise est fermée. Voir les conditions à la question Qui doit remplir la DEMES? plus haut dans cette page.

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Doit-on produire la DEMES dans le cas où l’entreprise privée a fait faillite?

Oui. Dans les cas où l’employeur rencontre les conditions prévues au Règlement (voir les conditions à la question Qui doit remplir la DEMES? plus haut dans cette page) et que les informations au Registraire des entreprises indiquent :

  • Que l’entreprise est immatriculée;
  • Qu’elle compte 11 personnes salariées ou plus;
  • Qu’elle n’est pas en faillite;
    OU
    Qu’elle est en faillite, mais qu’elle est constituée ailleurs qu’au Québec.
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Doit-on produire la DEMES dans le cas où l’entreprise privée ne compte pas 11 personnes salariées dans les faits?

Oui. Tant que l’entreprise rencontre les conditions prévues au Règlement (voir les conditions à la question Qui doit remplir la DEMES? plus haut dans cette page), l’employeur doit remplir la DEMES.

Si l’entreprise est immatriculée au Registraire des entreprises et que l’employeur y a déclaré 11 personnes salariées ou plus l'année précédente, l’employeur doit remplir la DEMES, même si son entreprise ne compte pas 11 personnes salariées dans les faits. Pour modifier les informations au Registraire des entreprises, l’employeur doit s’adresser à cet organisme. Les changements seront pris en compte pour la DEMES suivante.

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Doit-on produire la DEMES dans le cas où l’autorité publique est fermée ou n’existe plus?

Oui. Tant que l’autorité publique est inscrite au fichier des autorités publiques et qu’elle ne fait pas partie de l’entreprise de la fonction publique ou de l’entreprise du secteur parapublic, l’employeur doit remplir la DEMES, peu importe sa taille aux conditions prévues par le Règlement (voir les conditions à la question Qui doit remplir la DEMES? plus haut dans cette page).

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Doit-on produire la DEMES dans le cas où l’autorité publique ne compte pas 11 personnes salariées dans les faits?

Oui. Tant que l’autorité publique est inscrite au fichier des autorités publiques, elle doit remplir la DEMES selon les conditions prévues au Règlement, et ce, peu importe sa taille. Voir les conditions à la question Qui doit remplir la DEMES? plus haut dans cette page.

DEMES, EXERCICE INITIAL D’ÉQUITÉ SALARIALE ET ÉVALUATION DU MAINTIEN DE L’ÉQUITÉ SALARIALE

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Doit-on produire la DEMES si les travaux liés à l’exercice initial d’équité salariale sont terminés?

Oui. Les employeurs doivent produire la DEMES annuellement, tant qu’ils n’ont pas produit une déclaration attestant que leur exercice initial d’équité salariale a été réalisé. Par la suite, ils sont exemptés de produire la DEMES jusqu’à la date à laquelle doit avoir lieu la prochaine évaluation du maintien de l’équité salariale.

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Doit-on produire la DEMES si les travaux liés à l’exercice initial d’équité salariale ne sont pas terminés?

Oui. Les employeurs doivent produire la DEMES annuellement tant qu’ils n’ont pas produit une déclaration attestant que leur exercice initial d’équité salariale a été réalisé. Par la suite, ils sont exemptés de produire la DEMES jusqu’à la date à laquelle doit avoir lieu la prochaine évaluation du maintien de l’équité salariale.

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Doit-on produire la DEMES si l’évaluation du maintien de l’équité salariale est terminée?

Oui. Les employeurs doivent remplir une DEMES qui atteste que l’évaluation du maintien a été réalisée lorsque celle-ci doit l’être. Par la suite, ils sont exemptés de produire la DEMES jusqu’à la date à laquelle doit avoir lieu la prochaine évaluation du maintien de l’équité salariale.

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Doit-on produire la DEMES si l’évaluation du maintien de l’équité salariale n’est pas terminée?

Oui. Les employeurs doivent remplir une DEMES qui atteste que l’évaluation du maintien a été réalisée lorsque celle-ci doit l’être. La DEMES devra être produite annuellement tant que l’évaluation du maintien n’est pas complétée. Par la suite, ils sont exemptés de produire la DEMES jusqu’à la date à laquelle doit avoir lieu la prochaine évaluation du maintien de l’équité salariale.

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Qu’est-ce que réaliser un exercice initial d’équité salariale et évaluer le maintien?

On trouve l’information sur l’exercice initial d’équité salariale et l’évaluation du maintien en cliquant sur l’hyperlien suivant : Les obligations des employeurs en vertu de la Loi sur l’équité salariale Lien externe

Pour obtenir davantage d’informations sur la Loi, vous pouvez aussi consulter notre site Web : www.cnesst.gouv.qc.ca/equite Lien externe

Modification au Règlement de la DEMES

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À la suite de la modification au Règlement le 24 octobre 2019, quels employeurs ont toujours l’obligation de produire annuellement une DEMES?

Depuis le 24 octobre 2019, les mêmes employeurs ont l’obligation de produire une DEMES, c’est-à-dire :

  • Tous les employeurs dont l’entreprise est immatriculée au registre des entreprises et qui y ont déclaré 11 personnes salariées ou plus l’année précédente*;
    À noter que, comme le prévoit le Règlement tout employeur qui n'aurait pas déclaré avoir 11 personnes salariées ou plus au Registre des entreprises mais se serait déclaré assujetti à la Loi sur l'équité salariale dans sa dernière déclaration devra produire une DEMES.
  • Tous les employeurs inscrits au fichier des autorités publiques*, peu importe leur taille;
  • Le Conseil du trésor.

La modification au Règlement a un impact sur la fréquence à laquelle les employeurs doivent venir remplir une DEMES :

  • Les employeurs doivent produire la déclaration annuellement jusqu’à ce qu’ils attestent avoir réalisé l’exercice initial d’équité salariale dans leur entreprise.
  • Par la suite, les employeurs doivent produire la déclaration lorsqu’ils réalisent l’évaluation du maintien de l’équité salariale dans leur entreprise.
  • Lorsqu’ils attestent avoir réalisé leur évaluation du maintien, ils sont exemptés de produire la déclaration jusqu’à leur prochaine évaluation du maintien.
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À la suite de la modification au Règlement le 24 octobre 2019, quels employeurs n’ont plus l’obligation de produire annuellement une DEMES?

 

Au 24 octobre 2019, l'employeur ayant produit une déclaration en matière d'équité salariale attestant qu’un exercice initial d'équité salariale a été complété ou qu'une évaluation du maintien de l'équité salariale a été complétée est exempté de produire annuellement une déclaration jusqu'à la date à laquelle doit avoir lieu la prochaine évaluation du maintien de l'équité salariale dans son entreprise.

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À quel moment un employeur qui doit réaliser une évaluation du maintien de l’équité salariale dans son entreprise doit venir compléter une DEMES attestant de la réalisation de cette évaluation du maintien?

Si la date anniversaire pour évaluer le maintien de l’équité salariale de l’employeur est avant ou est égale à son délai pour produire la DEMES, l’employeur devra remplir une DEMES faisant état de cette évaluation du maintien à ce moment.

Si la date anniversaire pour évaluer le maintien de l’équité salariale de l’employeur est après son délai pour produire la DEMES, l’employeur devra remplir une DEMES faisant état de cette évaluation du maintien seulement l’année suivante.

Voir les délais pour produire la DEMES à la question Quels sont les délais pour remplir la DEMES? plus bas dans cette page.

Pour connaître la date anniversaire pour évaluer le maintien de l’équité salariale ou pour en savoir plus sur votre délai pour produire la DEMES, vous pouvez contacter la Commission au 1 844-838-0808.

PRODUCTION DE LA DEMES

Obligations concernant la DEMES

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Quels sont les délais pour remplir la DEMES?

  • Tous les employeurs dont l’entreprise est immatriculée au registre des entreprises et qui y ont déclaré 11 personnes salariées ou plus l’année précédente doivent produire la DEMES dans le même délai que celui accordé pour produire la déclaration de mise à jour annuelle au Registraire des entreprises.
  • Tous les employeurs d’autorités publiques inscrits au fichier des autorités publiques, peu importe leur taille, le Conseil du trésor et les regroupements d’employeurs créés en vertu de l’article 12 de la Loi sur l’équité salariale doivent produire la DEMES pour le 1er septembre.
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À quelle fréquence l’employeur doit-il produire la DEMES?

  • Les employeurs doivent produire la déclaration annuellement jusqu’à ce qu’ils attestent avoir réalisé l’exercice initial d’équité salariale dans leur entreprise.
  • Par la suite, les employeurs doivent produire la déclaration lorsqu’ils réalisent l’évaluation du maintien de l’équité salariale dans leur entreprise.
  • Lorsqu’ils attestent avoir réalisé leur évaluation du maintien, ils sont exemptés de produire la déclaration jusqu’à leur prochaine évaluation du maintien.
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Que signifie la réception d’une lettre de relance de la part de la Commission afin de produire la DEMES?

Cette lettre signifie que l'employeur n'a toujours pas produit sa DEMES à moins d'un mois de l'échéance. La lettre précise d'ailleurs cette échéance et il lui est recommandé de la produire le plus rapidement possible.

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Peut-on obtenir un délai supplémentaire afin de produire la DEMES ou faire inscrire une note à cet effet au dossier de l'employeur?

Non. Le délai de production de la DEMES est prévu par règlement. S’il est en retard, l’employeur doit la remplir le plus rapidement possible.

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Comment peut-on produire une nouvelle déclaration ?

On peut produire une nouvelle déclaration en accédant de nouveau à la dernière déclaration transmise. On confirme que les renseignements transmis sont encore à jour ou on les modifie dans le cas contraire.

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L’employeur doit-il remplir une DEMES s’il n’a pas reçu de lettre de la part de la Commission?

Oui. Les employeurs suivants doivent remplir la DEMES, même s’ils n’ont pas reçu de lettre concernant la DEMES :

  • Ceux dont l’entreprise est immatriculée au Registraire des entreprises et qui y ont déclaré 11 personnes salariées ou plus l’année précédente;
  • Les autorités publiques inscrites au fichier des autorités publiques, peu importe leur taille;
  • Le Conseil du trésor.

Ces employeurs doivent produire la déclaration annuellement jusqu’à ce qu’ils attestent avoir réalisé l’exercice initial d’équité salariale dans leur entreprise.

Par la suite, les employeurs doivent produire la déclaration lorsqu’ils réalisent l’évaluation du maintien de l’équité salariale dans leur entreprise. Lorsqu’ils attestent avoir réalisé leur évaluation du maintien, ils sont exemptés de produire la déclaration jusqu’à leur prochaine évaluation du maintien.

L’obligation de produire la DEMES n’est pas liée à la réception d’une lettre de la part de la Commission. Si l’employeur n’a pas reçu de lettre, il doit s’assurer de l’exactitude des informations concernant les coordonnées de son entreprise auprès du Registraire des entreprises.

La Commission ne peut pas apporter de corrections au dossier d’un employeur.

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Un employeur a récemment produit une Déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale (DEMES) et reçoit une lettre l'invitant à la compléter. Doit-il produire à nouveau une DEMES?

Le délai de production de la DEMES est inscrit dans la lettre d'invitation que reçoivent les employeurs. De plus, le délai de production qui leur est imparti est le même que celui accordé pour effectuer la déclaration de mise à jour annuelle auprès du Registraire des entreprises (REQ).

Un employeur pourrait devoir produire à nouveau une DEMES, au cours d'une même année, pour les raisons suivantes :

  • Un employeur a produit sa dernière DEMES en retard. Il est possible qu'il reçoive une autre lettre, peu de temps après, l'invitant à produire celle pour l'année courante.
  • Un employeur a produit sa DEMES trop tôt pour l'année courante, c'est-à-dire avant d'avoir reçu la lettre d'invitation. Par exemple, dans le cas où la fin de l'année financière de l'entreprise est en décembre et que l'employeur a produit une DEMES en novembre, cette dernière a été complétée hors délai. L'employeur devra donc, à l'intérieur du délai qui lui est imparti, accéder à la DEMES faite en novembre et y confirmer que les informations sont encore à jour ou les modifier dans le cas contraire.
  • Un employeur a modifié la date de fin d'année financière de son entreprise au REQ. Ce changement entraîne une modification du délai pour effectuer la déclaration de mise à jour annuelle auprès du REQ. Puisque le délai pour produire la DEMES est le même que celui pour la déclaration de mise à jour annuelle auprès du REQ, l'employeur devra alors compléter une DEMES à l'intérieur de ce nouveau délai.
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Dans ma dernière DEMES, j’ai déclaré avoir réalisé un exercice initial d’équité salariale ou une évaluation de maintien. Pourquoi est-ce que je reçois tout de même une lettre afin de produire une nouvelle DEMES?

Si l’exercice initial ou l’évaluation du maintien inscrits à la DEMES a été réalisé en retard ou déclaré tardivement, il est possible que la prochaine évaluation du maintien prévue soit également échue ou à venir dans les prochains mois. Ainsi, l’employeur devra remplir une DEMES jusqu’à ce qu’il atteste avoir réalisé cette nouvelle évaluation du maintien.

Modalités de production de la DEMES

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Combien de temps doit-on consacrer pour remplir la DEMES?

Une personne qui a en main tous les renseignements requis avant d’accéder au formulaire en ligne de la DEMES devrait consacrer normalement au maximum 15 minutes pour la remplir.

Pour connaître les renseignements requis pour remplir la Déclaration, consulter la page Avant de commencer.

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Peut-on remplir la DEMES sur papier et la retourner?

Non. La DEMES doit obligatoirement être remplie au www.demes.gouv.qc.ca à l’aide du formulaire prévu à cet effet, et celui-ci est exclusivement en ligne. C’est la raison pour laquelle il n’existe aucun formulaire papier. La Commission ne conserve aucune copie papier des déclarations.

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Est-ce qu’un employeur peut faire remplir la DEMES par une autre personne que lui?

Oui. Il revient à l’employeur de décider qui remplit la DEMES en son nom. L’employeur peut le faire lui-même ou confier cette tâche à un ou une membre de son personnel ou à une tierce personne de son choix. L’employeur demeure tout de même responsable de la Déclaration produite pour son entreprise.

Accès au formulaire en ligne de la DEMES (codes clicSÉQUR)

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Qu’est-ce que clicSÉQUR express?

ClicSÉQUR express est un mode d’authentification universel qui est automatiquement attribué par le gouvernement du Québec à toutes les entreprises du Québec.

Destiné aux entreprises, clicSÉQUR express est une façon simple, rapide et sécuritaire pour transmettre seulement des informations au moyen des services en ligne offerts par des ministères et organismes.

Pour avoir plus d’information ou obtenir un nouveau code clicSÉQUR express, consultez le site de clicSÉQUR Lien externe.

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Qu’est-ce que clicSÉQUR-Entreprises?

ClicSÉQUR-Entreprises est un service d'authentification du gouvernement du Québec, qui permet la transmission bidirectionnelle de documents entre l'entreprise et le gouvernement. Il offre un niveau d’authentification plus élevé que clicSÉQUR express.

Pour pouvoir utiliser le service clicSÉQUR-Entreprises, l’employeur doit d’abord inscrire son entreprise afin d’obtenir un code.

Pour avoir plus d’information sur clicSÉQUR-Entreprises, consultez le site de clicSÉQUR Lien externe.