Foire aux questions

La Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail met à votre disposition une foire aux questions sur la DEMES.

INFORMATION GÉNÉRALE SUR LA DEMES

DEMES

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Qu’est-ce que la DEMES?

La DEMES est une reddition de compte annuelle obligatoire que doivent produire les employeurs afin de faire état du niveau d’avancement de l’équité salariale dans leur entreprise. La Déclaration est un formulaire en ligne à remplir chaque année. Il s’agit d’une obligation entrée en vigueur le 1er mars 2011 et modifiée le 8 juillet 2015.

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Qui doit remplir la DEMES?

Les employeurs suivants doivent produire annuellement la DEMES :

  • Tous les employeurs dont l’entreprise est immatriculée au registre des entreprises et qui y ont déclaré 11 personnes salariées ou plus l’année précédente*;
    À noter que, comme le prévoit le Règlement tout employeur qui n'aurait pas déclaré avoir 11 personnes salariées ou plus au Registre des entreprises mais se serait déclaré assujetti à la Loi sur l'équité salariale dans sa dernière déclaration devra produire une DEMES chaque année.
  • Tous les employeurs inscrits au fichier des autorités publiques*, peu importe leur taille;
  • Le Conseil du trésor.

* Pour modifier les informations de l’entreprise inscrites au registre des entreprises ou au fichier des autorités publiques, les employeurs doivent s’adresser au Registraire des entreprises du Québec. Les changements seront pris en compte pour la Déclaration de l’année suivante. Il est impossible pour la Commission d’apporter des corrections au dossier d’un employeur.

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La DEMES est-elle disponible en anglais?

Non. La DEMES s’adressant aux entreprises (personnes morales), elle est disponible en version française seulement. Aucune copie en version anglaise n’est disponible.

Selon la Politique gouvernementale relative à l'emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration en vigueur au Québec, la Commission doit communiquer en français avec les entreprises établies au Québec.

Cependant, le Règlement concernant la déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale est disponible en version anglaise E et il informe du contenu de la Déclaration.

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Y a-t-il un lien entre la DEMES et la déclaration annuelle au Registraire des entreprises?

Non. La DEMES et la déclaration de mise à jour annuelle au Registraire des entreprises sont deux déclarations différentes. La DEMES est propre à la Loi sur l’équité salariale et non au Registraire des entreprises.

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Quelles sont les conséquences de ne pas remplir la DEMES?

La production de la DEMES est une obligation légale. Un employeur qui contrevient à l’obligation de produire la DEMES, en omettant ou en refusant de la produire, est passible d’une amende pouvant aller de 1 000 $ à 45 000 $ en vertu de l’article 115 de la Loi sur l’équité salariale.

Modifications des informations de l’entreprise privée ou de l’autorité publique au Registraire des entreprises

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Où l’employeur doit-il modifier les informations concernant l’entreprise privée si des changements y sont survenus? (exemples : fermeture, faillite, changement de nom, d’adresse ou du nombre de personnes salariées)

Les informations concernant l’entreprise privée doivent être modifiées au registre des entreprises. L’employeur doit donc s’adresser au Registraire des entreprises du Québec.

Les changements apportés au registre des entreprises seront pris en compte pour la DEMES de l’année suivante.

La Commission ne peut pas apporter de corrections au dossier d’un employeur.

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Où l’employeur doit-il modifier les informations concernant l’autorité publique si des changements y sont survenus? (exemples : fermeture, changement de nom, d’adresse ou du nombre de personnes salariées)

Les informations concernant l’autorité publique doivent être modifiées au fichier des autorités publiques. L’employeur doit donc s’adresser au Registraire des entreprises du Québec.

Les changements apportés au fichier des autorités publiques seront pris en compte pour la DEMES de l’année suivante.

La Commission ne peut pas apporter de corrections au dossier d’un employeur.

ENTREPRISES DEVANT PRODUIRE LA DEMES

Compétence fédérale

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Comment savoir si l’entreprise est de compétence fédérale?

Le secteur d’activité de l’entreprise détermine si celle-ci est de compétence fédérale ou provinciale, et non son incorporation. Même si une entreprise est incorporée en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, elle n’est pas nécessairement une entreprise de compétence fédérale et peut être soumise aux lois provinciales.

Pour obtenir plus de renseignements sur la notion de « compétence fédérale », cliquer sur l’hyperlien Compétence fédérale dans la section Renseignements requis pour remplir la DEMES de la page Avant de commencer.

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Est-ce qu’une entreprise de compétence fédérale doit produire la DEMES?

Oui. L’employeur d’une entreprise de compétence fédérale doit produire une première déclaration, dans laquelle il indique que celle-ci est de compétence fédérale. Toutefois, par la suite, il ne recevra plus de lettre d’invitation de la Commission et n’aura plus à remplir la DEMES.

Malgré cela, il appartient à l’employeur d’apporter les corrections requises si son entreprise redevient de compétence provinciale.

Entreprise privée ou autorité publique

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Doit-on produire la DEMES dans le cas où l’entreprise privée est fermée?

Oui. Tant que l’entreprise est immatriculée au Registraire des entreprises et que l’employeur y a déclaré 11 personnes salariées ou plus l’année précédente, il doit remplir la DEMES, même si son entreprise est fermée.

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Doit-on produire la DEMES dans le cas où l’entreprise privée a fait faillite?

Oui. Dans les cas où les informations au Registraire des entreprises indiquent :

  • Que l’entreprise est immatriculée;
  • Qu’elle compte 11 personnes salariées ou plus;
  • Qu’elle n’est pas en faillite;
    OU
    Qu’elle est en faillite, mais qu’elle est constituée ailleurs qu’au Québec.
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Doit-on produire la DEMES dans le cas où l’entreprise privée ne compte pas 11 personnes salariées dans les faits?

Oui. Tant que l’entreprise est immatriculée au Registraire des entreprises et que l’employeur y a déclaré 11 personnes salariées ou plus l'année précédente, l’employeur doit remplir la DEMES, même si son entreprise ne compte pas 11 personnes salariées dans les faits. Pour modifier les informations au Registraire des entreprises, l’employeur doit s’adresser à cet organisme. Les changements seront pris en compte pour la DEMES de l’année suivante.

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Doit-on produire la DEMES dans le cas où l’autorité publique est fermée ou n’existe plus?

Oui. Tant que l’autorité publique est inscrite au fichier des autorités publiques et qu’elle ne fait pas partie de l’entreprise de la fonction publique ou de l’entreprise du secteur parapublic, l’employeur doit remplir la DEMES, peu importe sa taille.

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Doit-on produire la DEMES dans le cas où l’autorité publique ne compte pas 11 personnes salariées dans les faits?

Oui. C’est le fait que l’autorité publique soit inscrite au fichier des autorités publiques, et non la taille de celle-ci, qui détermine que l’employeur doit remplir la DEMES.

DEMES, EXERCICE D’ÉQUITÉ SALARIALE ET ÉVALUATION DU MAINTIEN DE L’ÉQUITÉ SALARIALE

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Doit-on produire la DEMES si les travaux liés à l’exercice d’équité salariale sont terminés?

Oui. Les employeurs doivent produire la DEMES annuellement, que les travaux liés à l’exercice d’équité salariale soient terminés ou non.

L’obligation de produire la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale est distincte de celles de réaliser un exercice d’équité salariale et d’évaluer le maintien.

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Doit-on produire la DEMES si les travaux liés à l’exercice d’équité salariale ne sont pas terminés?

Oui. Les employeurs doivent produire la DEMES annuellement, que les travaux liés à l’exercice d’équité salariale soient terminés ou non.

L’obligation de produire la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale est distincte de celles de réaliser un exercice d’équité salariale et d’évaluer le maintien.

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Doit-on produire la DEMES si l’évaluation du maintien de l’équité salariale est terminée?

Oui. Les employeurs doivent produire la DEMES annuellement, que les travaux liés à l’évaluation du maintien de l’équité salariale soient terminés ou non.

L’obligation de produire la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale est distincte de celles de réaliser un exercice d’équité salariale et d’évaluer le maintien.

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Doit-on produire la DEMES si l’évaluation du maintien de l’équité salariale n’est pas terminée?

Oui. Les employeurs doivent produire la DEMES annuellement, que les travaux liés à l’évaluation du maintien de l’équité salariale soient terminés ou non.

L’obligation de produire la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale est distincte de celles de réaliser un exercice d’équité salariale et d’évaluer le maintien.

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Qu’est-ce que réaliser un exercice d’équité salariale et évaluer le maintien?

On trouve l’information sur l’exercice d’équité salariale en cliquant sur l’hyperlien suivant : Aide-mémoire pour réaliser l’équité salariale E

On trouve l'information sur l'évaluation du maintien en cliquant sur l'hyperlien suivant : Aide mémoire pour réaliser l'évaluation du maintien de l'équité salariale E

Modification au Règlement de la DEMES

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À la suite de la modification au Règlement le 8 juillet 2015, quels employeurs ont toujours l’obligation de produire annuellement une DEMES?

Depuis le 8 juillet 2015, seuls les employeurs suivants ont l’obligation de produire annuellement une DEMES :

  • Ceux qui ont déclaré que leur entreprise comptait 11 personnes salariées ou plus dans leur déclaration de mise à jour annuelle au Registraire des entreprises, l’année précédente;
  • Ceux qui ont déclaré que leur entreprise comptait moins de 11 personnes salariées dans leur déclaration de mise à jour annuelle au Registraire des entreprises, l’année précédente, mais qui se sont dits assujettis à la Loi sur l’équité salariale dans leur précédente DEMES.
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À la suite de la modification au Règlement le 8 juillet 2015, quels employeurs n’ont plus l’obligation de produire annuellement une DEMES?

Au 8 juillet 2015, les employeurs n’ayant plus l’obligation de produire annuellement la DEMES sont ceux ayant déclaré que leur entreprise comptait moins de 11 personnes salariées au Registraire des entreprises, l’année précédente, et qui ne se sont pas dits assujettis à Loi sur l’équité salariale dans leur dernière DEMES.

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Un employeur a reçu une lettre afin de produire une DEMES. Pourtant, il indique que son entreprise compte moins de 11 personnes salariées au Registraire des entreprises (REQ). Cet employeur a-t-il l’obligation de compléter une DEMES pour son entreprise?

Un employeur indiquant que son entreprise compte moins de 11 personnes salariées au REQ a l’obligation de produire une DEMES :

  • S’il a indiqué que son entreprise est assujettie à la Loi sur l’équité salariale dans sa dernière DEMES;
    OU
  • S’il a indiqué que son entreprise comptait 11 personnes salariées ou plus lors de sa déclaration de mise à jour annuelle au REQ, l’année précédente, mais qu’il a modifié sa taille au REQ dans l’année en cours. Dans ce cas, la modification à la taille de l’entreprise au REQ effectuée dans l’année courante sera prise en compte pour la DEMES de l’année suivante.

PRODUCTION DE LA DEMES

Obligations concernant la DEMES

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Quels sont les délais pour remplir la DEMES?

  • Tous les employeurs dont l’entreprise est immatriculée au registre des entreprises et qui y ont déclaré 11 personnes salariées ou plus l’année précédente doivent produire la DEMES dans le même délai que celui accordé pour produire la déclaration de mise à jour annuelle au Registraire des entreprises.
  • Tous les employeurs d’autorités publiques inscrits au fichier des autorités publiques, peu importe leur taille, le Conseil du trésor et les regroupements d’employeurs créés en vertu de l’article 12 de la Loi sur l’équité salariale doivent produire la DEMES pour le 1er septembre de chaque année.
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Que signifie la réception d’une lettre de rappel de la part de la Commission afin de produire la DEMES?

Cette lettre signifie que l’employeur est en retard pour produire sa DEMES. Il doit le faire le plus rapidement possible.

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Peut-on obtenir un délai supplémentaire afin de produire la DEMES ou faire inscrire une note à cet effet au dossier de l'employeur?

Non. Le délai de production de la DEMES est prévu par règlement. S’il est en retard, l’employeur doit la remplir le plus rapidement possible.

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Doit-on produire la DEMES chaque année?

Oui. La DEMES doit obligatoirement être remplie annuellement :

  • Que l’employeur ait ou non réalisé l’exercice d’équité salariale ou l’évaluation du maintien dans son entreprise;
  • Que l’employeur ait ou non à apporter des modifications à sa déclaration précédente.
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Comment peut-on produire une nouvelle déclaration ?

On peut produire une nouvelle déclaration en accédant de nouveau à la dernière déclaration transmise. On confirme que les renseignements transmis sont encore à jour ou on les modifie dans le cas contraire.

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L’employeur doit-il remplir une DEMES s’il n’a pas reçu de lettre de la part de la Commission?

Oui. Les employeurs suivants doivent remplir la DEMES, même s’ils n’ont pas reçu de lettre concernant la DEMES :

  • Ceux dont l’entreprise est immatriculée au Registraire des entreprises et qui y ont déclaré 11 personnes salariées ou plus l’année précédente;
  • Les autorités publiques inscrites au fichier des autorités publiques, peu importe leur taille;
  • Le Conseil du trésor.

L’obligation de produire la DEMES n’est pas liée à la réception d’une lettre de la part de la Commission. Si l’employeur n’a pas reçu de lettre, il doit s’assurer de l’exactitude des informations concernant les coordonnées de son entreprise auprès du Registraire des entreprises.

La Commission ne peut pas apporter de corrections au dossier d’un employeur.

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Un employeur a récemment produit une Déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale (DEMES) et reçoit une lettre l'invitant à la compléter. Doit-il produire à nouveau une DEMES?

Le délai de production de la DEMES est inscrit dans la lettre d'invitation que reçoivent les employeurs. De plus, le délai de production qui leur est imparti est le même que celui accordé pour effectuer la déclaration de mise à jour annuelle auprès du Registraire des entreprises (REQ).

Un employeur pourrait devoir produire à nouveau une DEMES, au cours d'une même année, pour les raisons suivantes :

  • Un employeur a produit sa dernière DEMES en retard. Puisque la DEMES est une obligation annuelle, il est possible qu'il reçoive une autre lettre, peu de temps après, l'invitant à produire celle pour l'année courante.
  • Un employeur a produit sa DEMES trop tôt pour l'année courante, c'est-à-dire avant d'avoir reçu la lettre d'invitation. Par exemple, dans le cas où la fin de l'année financière de l'entreprise est en décembre et que l'employeur a produit une DEMES en novembre, cette dernière a été complétée hors délai. L'employeur devra donc, à l'intérieur du délai qui lui est imparti, accéder à la DEMES faite en novembre et y confirmer que les informations sont encore à jour ou les modifier dans le cas contraire.
  • Un employeur a modifié la date de fin d'année financière de son entreprise au REQ. Ce changement  entraîne une modification du délai pour effectuer la déclaration de mise à jour annuelle auprès du REQ. Puisque le délai pour produire la DEMES est le même que celui pour la déclaration de mise à jour annuelle auprès du REQ, l'employeur devra alors compléter une DEMES à l'intérieur de ce nouveau délai.

Modalités de production de la DEMES

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Combien de temps doit-on consacrer pour remplir la DEMES?

Une personne qui a en main tous les renseignements requis avant d’accéder au formulaire en ligne de la DEMES devrait consacrer normalement au maximum 15 minutes pour la remplir.

Pour connaître les renseignements requis pour remplir la Déclaration, consulter la page Avant de commencer.

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Peut-on remplir la DEMES sur papier et la retourner?

Non. La DEMES doit obligatoirement être remplie au www.demes.gouv.qc.ca à l’aide du formulaire prévu à cet effet, et celui-ci est exclusivement en ligne. C’est la raison pour laquelle il n’existe aucun formulaire papier. La Commission ne conserve aucune copie papier des déclarations.

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Est-ce qu’un employeur peut faire remplir la DEMES par une autre personne que lui?

Oui. Il revient à l’employeur de décider qui remplit la DEMES en son nom. L’employeur peut le faire lui-même ou confier cette tâche à un ou une membre de son personnel ou à une tierce personne de son choix. L’employeur demeure tout de même responsable de la Déclaration produite pour son entreprise.

Accès au formulaire en ligne de la DEMES (codes clicSÉQUR)

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Qu’est-ce que clicSÉQUR express?

ClicSÉQUR express est un mode d’authentification universel qui est automatiquement attribué par le gouvernement du Québec à toutes les entreprises du Québec.

Destiné aux entreprises, clicSÉQUR express est une façon simple, rapide et sécuritaire pour transmettre seulement des informations au moyen des services en ligne offerts par des ministères et organismes.

Pour avoir plus d’information ou obtenir un nouveau code clicSÉQUR express, consultez le site de clicSÉQUR Lien externe.

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Qu’est-ce que clicSÉQUR-Entreprises?

ClicSÉQUR-Entreprises est un service d'authentification du gouvernement du Québec, qui permet la transmission bidirectionnelle de documents entre l'entreprise et le gouvernement. Il offre un niveau d’authentification plus élevé que clicSÉQUR express.

Pour pouvoir utiliser le service clicSÉQUR-Entreprises, l’employeur doit d’abord inscrire son entreprise afin d’obtenir un code.

Pour avoir plus d’information sur clicSÉQUR-Entreprises, consultez le site de clicSÉQUR Lien externe.